Your City Radio

Горячая линия: как работает городской архив

Опубликовано: 18.11.2015 11:57

В среду, 18 ноября в рубрике «Горячая линия» в гостях у «Южной губернии» побывали начальник по архивным делам администрации города Ялта Валентина Павловна Жердева и начальник отдела формирования архивного фонда - Светлана Викторовна Сурыгина


- Валентина Павловна, мы привыкли к тому, что у нас в городе всегда был городской архив, а теперь, оказывается, создано полноценное управление?

- Да, решением 1 сессии 1 созыва Ялтинского городского совета Республики Крым от 28 ноября 2014 года № 113 была утверждена структура администрации города Ялты. Данным решением закреплено создание управления со штатной численностью 11 человек.

- В вашем управлении работает 11 человек?

- Мы прошли рад сокращений, сейчас в управлении штатная численность составляет 9 человек.  

- А какие отделы входят в структуру управления?

- В структуру управления входят 2 отдела: отдел формирования архивного фонда; отдел по работе с ликвидированными учреждениями.

-  Каковы функции этих отделов, их специфика?

- До создания управления в городе было два архива: архивный отдел Ялтинского городского совета и архив по хранению документов ликвидированных учреждений города. В 2014 году объединили 2 архива со всеми их функциями и полномочиями и создали управление, с двумя отделами. В отдел формирования архивного фонда поступают документы постоянного срока хранения, которые не списываются, в них только проводится экспертиза ценности документов, и то это касается только документов переписки. В отдел по работе с ликвидированными учреждениями поступают документы по личному составу, срок из хранения - 75 лет. Эти документы подлежат списанию по истечении сроков хранения, по акту на списание документов.

- Когда в Ялте был создан городской архив? 

- Ялтинский районный архив был создан 13 июля 1926 года. Размещен он был в небольшой комнате при  Ялтинском райисполкоме. В 1928 году районный архив был переведен в здание гостиницы «Гранд-Отель» по улице Свердлова. В 1936 году было создано Ялтинское отделение Центрального Архивного Управления Крымской АССР. С декабря 1938 года Ялтинский архив переходит в ведение НКВД, в связи с чем улучшились условия хранения документов, но исследователями документы почти не использовались, из-за засекреченности.

- Какие преобразования вы пережили в последние годы? 

- Мы были городским государственным архивом, потом государственным городским архивом, потом архивным отделом, сейчас управлением. В настоящее время функции и задачи городского государственного архива выполняет отдел формирования архивного фонда.

- Управление располагается на улице Архивной. Названа улица в честь архива?

- Да, в 1959 году улица Татарская была переименована в улицу Архивную. С этого момента Ялтинский городской государственный архив, который сейчас переименован в управление по архивным делам  администрации города Ялты, расположен на улице Архивной и основная задача архива (как бы он не назывался) - это учет и использование документов; сохранность документов; комплектование; выдача тематических справок и справок социально-правового характера; работа с учреждениями - согласование номенклатур, дел, инструкций по делопроизводству, актов на списание, консультаций по телефону и в помещении отделов.

- Многих ялтинцев интересует вопрос, сохранились ли документы военных лет? 

- К сожалению, нет. В период немецко-фашистской оккупации погибло много ценных документов, которые пытались сохранить и вывезти. 

- Имеются ли данные, сколько документов (единиц хранения) было на государственном хранении в 1941 году и сколько документов удалось собрать  после освобождения Ялты?

- По архивным сведениям  на 1 июля  1941 года числилось 303 фонда,76127 ед. хр., а после освобождения Ялты было собрано 96 фондов, 19618 ед. хр.

- Валентина Павловна, сколько у вас сейчас хранится документов постоянного срока хранения, сколько фондов?

- На 1 ноября 2015 года у нас 49 фондов, на государственном хранении находится  26313 ед. хр.- это документы постоянного срока хранения. За 2015 год принято 5168 ед. хр. Но это только постоянного срока хранения.

- Светлана Викторовна, а сколько находится на хранении документов по личному составу, со сроком 75 лет хранения, сколько фондов?

- Фондов - 84 (69 государственной формы собственности и 15 объединенных фондов, не государственной формы собственности), на хранении - 21712 ед.хр. Поступило документов в 2015 году - 4980 ед.хр. Всего по управлению хранится 48025 ед. хр.

- Валентина Павловна, с какого времени у вас хранятся документы?

- Начальная дата хранения документов - 1944 год.

- Много таких организаций? Можно их перечислить?

- Да, можно. Это 12 организаций и соответственно 12 фондов: Ялтинский горно-лесной государственный заповедник; Ялтинский климатический туберкулёзный институт (ИКТ); Ялтинский городской комитет профсоюза медицинских работников; Крымское Республиканское управление НИИ им. М.Сеченова; Дом творчества им. Коровина художественного фонда СССР; отдел статистики в городе Ялта; Дом творчества писателей им. А.П.Чехова Литературного фонда СССР; Совхоз-завод «Ливадия»; Совхоз «Горный»; Совхоз-завод «Гурзуф»; Ялтинский рыбокомбинат им. ХХУ съезда КПСС; Редакция областной курортной газеты «Советский Крым».

- Какие наиболее интересные документы? С документами каких фондов работают исследователи?  

- Наиболее интересные фонды: редакция газеты «Сталинское Знамя», которую мы привыкли называть «Советский Крым»; Ялтинский городской отдел статистики, Ялтинский горно-лесной государственный заповедник,  Ялтинский научно-исследовательский институт физических методов лечения и медицинской климатологии им. Сеченова, Дом творчества писателей им. А. П. Чехова, совхоз-завод «Ливадия», совхоз-завод «Гурзуф», совхоз «Горный», Ялтинский рыбокомбинат им. ХХУ съезда КПСС, -  документы  этих предприятий хранятся в управлении  с 1944 года по настоящее время, некоторые фонды уже по момент ликвидации. Исследователи очень любят работать с документами таких фондов: редакция газеты «Советский Крым», Ялтинское управление санаториями Министерства здравоохранения УССР, Дочернее предприятие «Ялтакурорт», как это не печально, но это уже история, учреждения ликвидированы, остались только документы на бумажных носителях. Используются также документы фондов: НПАО «Массандра», совхоз-завод «Ливадия», совхоз-завод «Гурзуф».

- А кроме документов постоянного срока хранения, по личному составу, что еще находится на хранении в отделах управления? 

- Кроме документов постоянного срока хранения, отдел формирования архивного фонда принимает фото документы, документы личного происхождения, фоно документы.

- А чьи  документы личного происхождения хранятся в управлении? Кто может сдать документы, любой житель Ялты?                          

- Документы личного происхождения принимаем те, с которыми будет интересно работать исследователям, из которых можно будет в дальнейшем экспонировать выставки документов. Эти все действия можно проводить только с согласия фондообразователя, поэтому в наблюдательном деле в обязательном порядке имеется заявление, в котором лицо, передавшее документы, описывает как можно будет использовать его документы. На государственном хранении у нас находятся документы: Чуриновой Маргариты Павловны, художника-графика, члена Союза художников СССР; Покудова Сергея Андреевича, журналиста, литературного сотрудника «Курортной газеты»; Нырко Алексея Федоровича, отличника народного образования Украины, заслуженного работника культуры  Украины; Славича Станислава Кононовича, прозаика, публициста, члена Союза писателей СССР, заслуженного деятеля искусств, АРК, Лауреата Государственной премии АРК - вот такой список жителей Ялты, которые передали на хранение свои личные документы. Всего на 1 января 2015 года хранится 300 ед. хр. До конца года будут приняты  дополнительно 20 документов личного происхождения Славича Станислава Кононовича, в ноябре описи отправлены на согласование ЭПК Государственной архивной службы.

- А кто передал на хранение фото документы? Сколько принято фото документов?

- Дом культуры; Крымская народная самодеятельная капелла бандуристов им. Степана Руданского Ялтинского педагогического училища; Орлов Николай Дмитриевич, член Союза фотохудожников Украины, внештатный фотокорреспондент республиканских газет «Крымская газета», «Крымские известия», «Крымская правда», фотохудожника Международной федерации фотоискусства. Всего хранится 228 фотопозитивов.

- Светлана Викторовна, в связи с ликвидацией 7 поселков и Алупкинского городского совета у вас возникла трудность по проведению научно-технической обработки документов с дальнейшим их приемом на государственное хранение? Все ли документы уже обработаны и приняты?

- Все документы приняты по сдаточной описи. Поселковые советы самостоятельно занимались обработкой документов: прошивали, нумеровали, заполняли заверительные листы; составляли предисловия к описи и описи дел постоянного срока хранения и по личному составу. Все эти описи нашими сотрудниками проверялись, корректировались, исправлялись и направлялись на согласование ЭПК Государственной архивной службы. На сегодняшний день согласовано 55 описей дел 7 поселковых советов, описи дел Алупкинского городского совета и его исполнительного комитета находятся в работе. Также в работе находятся документы Ялтинского городского совета и его исполнительного комитета.

- Валентина Павловна, сколько выдано управлением справок социально-правового характера?

- На 1 октября 2015 года выдано: 509 тематических справок; 3659 социально-правового характера. Объем работы увеличился в 10 раз. 

- Светлана Викторовна, все организации города вам сдают документы в связи  с ликвидацией?

- Руководители предприятий города должны заключать с управлением договоры о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов. На сегодняшний день заключено 53 договора.

- Валентина Павловна, управление выполняет только функции выдачи справок, сохранности документов? Какая вами проводится еще работа?

- В 2015 году нами было опубликовано 3 статьи в прессе; подготовлено и проведено 3 прямых эфира на радиостанции «Ялтинский Меридиан»; экспонировалось 4 выставки документов; проведена 1 экскурсия по архивохранилищам; обслужено 5 исследователей в читальном зале управления. 

- Архивные документы используются,  где-то публикуются? Или «лежат» на архивных полках мертвым грузом, как в народе говорят? 

- Нет, наши документы постоянно используются. Работали исследователи, собирали по крупицам материалы по истории Ялтинского педагогического училища (опубликован буклет); администратор цирка собирала информацию по истории создания и развития цирка в городе Ялта; работала сотрудница статистического управления по работе и реорганизациям управления; была написана студентом дипломная работа по материалам городского государственного архива; большая работа была проведена по сбору информации по истории футбола в городе Ялта; начиналась работа по истории органов прокуратуры АРК. Работают у нас с документами учащиеся школ, студенты ВУЗов.

На хранение поступили с 2011 года по 2015 год следующие работы: «История переименований улиц города Ялты», учащийся 11 класса Ялтинского УВК «Школа-лицей № 9» Богомолов Арсений, 2011 год;  «Восстановление Ялты в 1944-1945 годах», учащаяся 11 класса Ялтинского УВК «Школа-лицей № 9» Федотова Владимира, 2011 год; «Ялтинское армянское общество», учащаяся 9 класса Ялтинского УВК «Школа-лицей № 9» Коржак Анна, 2012 год; «Спасенная коллекция» (Страницы истории «Массандра» в годы ВОВ), учащаяся 8 класса Ялтинского УВК «Школа-лицей № 9» Семёнова Карина, 2014 год; курсовая работа по истории на тему: «Развитие начального образования Большой Ялты в 80-е годы ХХ века» студентки 2 курса 21-И группы направления подготовки «Исторические науки» профиля подготовки «Историческое и краеведение» Цариной Марии, 2015 год.

- Светлана Викторовна, у вас сложная работа, своих ответственных за архив в учреждениях вы обучаете? Как проходит процесс обучения?                                                       

- Управление несет ответственность за делопроизводство в учреждениях от Гурзуфа до Фороса. С описями, с номенклатурами, актами на списание документов приходят не только наши учреждения, которыми комплектуется управление, но и учреждения, не входящие в обязательный список. Раньше этот список назывался Список № 1. В основном обучение происходит в помещении читального зала управления, при непосредственном общении с ответственными за архив. Проводим кустовые совещания, с выездом на место. 12 ноября 2015 года в малом зале заседаний администрации города Ялты прошёл семинар-практикум по основным вопросам в сфере архивного дела и делопроизводства, разработке нормативных документов (инструкций по делопроизводству, номенклатуре дел, положений об ЭК и архивах организаций), а также обеспечения сохранности документов. Проводили семинар представители Государственной архивной службы Республики Крым Марина Исаева и Марина Велина. В семинаре приняли участие 36 должностных лиц структурных подразделений и органов администрации.

- Валентина Павловна, правда ли, что к вам можно обратиться за справкой при возникновении проблем с выяснением права на владение землей?

- Вопрос сложный. Если гражданин заполняет у нас анкету и имеет точные данные (№ решения, год, число, наименование поссовета), то в течение 10-15 дней он получает уже готовую архивную справку, выписку, ксерокопию. А если данные отсутствуют, предлагается работа в читальном зале для поиска решения сессии. Граждане имеют право запрашивать такую информацию только на себя и при наличии паспорта. 

- Какие требования к хранению документов, особенно к зданию, в котором они находятся: не секрет, что в хранилище должны быть особый температурно-влажностный режим, освещенность.

- Здание должно быть не подвальным, светлым, сухим. Должен соблюдаться температурно-влажностный режим (19 гр, 50% влажности), помещение должно кварцеваться. На окнах металлические решетки. Документы в хранилище должны размещаться в специальных архивных коробках на металлических стеллажах.

- Как решается вопрос о выделении нового помещения? Вам давно уже обещали новое здание.

- Да, вопрос решается. Помещение для архива ликвидированных предприятий по ул. Халтурина, 5б будет отремонтировано в 1 полугодии 2016 года.

- Валентина Павловна, как вы думаете, с активным внедрением электронных версий документов, будет ли актуален такой «бумажный» архив в будущем?

- Документы на бумажном носителе будут существовать еще очень долго. И архивисты этому рады. Ведь не секрет, что для сохранности электронных документов нужны особые условия, а их пока нет.

- Светлана Викторовна, вы ведете каталог (картотеку) в электронном виде?

- Мы ввели архивную поисковую программу решений Ялтинского исполкома, уже полностью отработан 1985 по 1987 годы. Результаты работы очевидны, эта программа помогает в поисках исполнения запросов. Сейчас необходимо внедрять программу «Архивный фонд», но из-за отсутствия более мощного компьютера работа пока не начата.